Taloyhtiön yhtiökokous pidetään pakollisesti kerran vuodessa kuuden kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Varsinainen yhtiökokous käsittelee tilinpäätöksen, valitsee hallituksen ja hoitaa muut lakisääteiset asiat. Ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan järjestää tarpeen mukaan ympäri vuoden. Hallitus vastaa kokouksen koollekutsumisesta, ja isännöitsijä hoitaa käytännön järjestelyt.
Milloin taloyhtiön varsinainen yhtiökokous on pidettävä?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden sisällä tilikauden päättymisestä. Jos taloyhtiön tilikausi päättyy joulukuun lopussa, yhtiökokous on järjestettävä viimeistään kesäkuun loppuun mennessä.
Määräajan noudattaminen on pakollista, sillä yhtiökokouksessa käsitellään lakisääteiset asiat, kuten tilinpäätös, toimintakertomus ja vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle. Jos määräaikaa ei noudateta, osakkailla on oikeus vaatia kokouksen koollekutsumista, ja äärimmäisessä tapauksessa käräjäoikeus voi määrätä kokouksen pidettäväksi.
Käytännössä monet taloyhtiöt järjestävät yhtiökokouksen ajankohdaksi kevään tai alkukesän, jolloin edellisen vuoden taloudellinen tilanne on selkeä ja tulevien kuukausien suunnitelmat voidaan käydä läpi rauhassa. Tämä ajankohta sopii myös useimmille osakkaille paremmin kuin kiireinen syksy.
Mitä eroa on varsinaisella ja ylimääräisellä yhtiökokouksella?
Varsinainen yhtiökokous on lakisääteinen vuosittainen kokous, jossa käsitellään pakolliset asiat. Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarpeen mukaan erityisten asioiden käsittelemiseksi, eikä sillä ole kiinteää ajankohtaa.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään aina tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastajan lausunto ja vastuuvapauden myöntäminen. Lisäksi valitaan hallitus ja mahdollinen tilintarkastaja sekä päätetään voitonjaosta. Nämä asiat on käsiteltävä joka vuosi riippumatta siitä, onko taloyhtiössä muita päätettäviä asioita.
Ylimääräinen taloyhtiön kokous keskittyy sen sijaan tiettyihin kiireellisiin tai erityisiin asioihin. Tällaisia voivat olla esimerkiksi suuret remontit, yhtiöjärjestyksen muutokset, osakekannan muutokset tai hallituksen vaihdokset kesken toimikauden. Ylimääräisen kokouksen voi kutsua koolle milloin tahansa, kun siihen on tarvetta.
Kuka päättää taloyhtiön yhtiökokouksen ajankohdasta?
Hallitus päättää yhtiökokouksen tarkan ajankohdan ja kutsuu kokouksen koolle. Isännöitsijä hoitaa käytännön järjestelyt ja lähettää kutsut osakkaille vähintään viikkoa ennen kokousta.
Hallituksella on vastuu varmistaa, että asunto-osakeyhtiön yhtiökokous järjestetään lain vaatimassa ajassa. Hallitus voi valita sopivan päivän, kellonajan ja paikan ottaen huomioon osakkaiden tarpeet ja kokouksessa käsiteltävät asiat. Yleensä kokoukset pidetään iltaisin tai viikonloppuisin, jotta mahdollisimman moni osakas voi osallistua.
Osakkaille on kuitenkin turvattu oikeus vaikuttaa kokouksen järjestämiseen. Jos vähintään kymmenesosan osakkeista edustava osakasmäärä vaatii ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsumista, hallituksen on järjestettävä kokous kuukauden sisällä pyynnöstä. Tämä varmistaa, että tärkeät asiat tulevat käsitellyiksi riittävän nopeasti.
Ammattitaitoinen isännöinti yhtiökokouksessa -palvelu helpottaa sekä hallitusta että osakkaita huolehtimalla siitä, että kaikki käytännön järjestelyt sujuvat moitteettomasti ja lain vaatimukset täyttyvät. Näin yhtiökokouksen järjestäminen ei muodostu kenellekään kohtuuttomaksi taakaksi, vaan huomio voidaan keskittää olennaiseen eli taloyhtiön asioiden hoitamiseen.