Hallinnolliset tiedot osaksi jatkuvaa ylläpitoa
Huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe tekee remontti- ja taloustietojen ylläpidosta määräaikaisen hallintotehtävän.
Työssä on erotettava toisistaan aiempi omistustietoja koskeva osakeluettelon siirto ja taloyhtiön hallinnollisten tietojen ilmoittaminen. Käytännön kannalta olennaista on tietää, mistä tiedot kootaan, kuka varmistaa niiden oikeellisuuden ja milloin ne on päivitettävä.
Kun ilmoittamisen kanava ja yhtiökohtaiset vastuut ovat selvillä, päivitys voidaan liittää yhtiökokouksen jälkitöihin ja isännöitsijäntodistuksen valmisteluun.
1. HTJ2 tuo hallinnolliset tiedot samaan rekisteriin
Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään kootaan asunto-osakeyhtiöitä, huoneistojen omistuksia, panttauksia, rajoituksia ja taloyhtiöiden hallinnollisia tietoja koskevia tietoja. HTJ2 laajentaa isännöitsijän työtä omistustietojen rinnalle taloyhtiön hallinnollisten tietojen ylläpitoon.
Tavoitteena on, että hallinnolliset tiedot liikkuvat tietojärjestelmien välillä rakenteisena ja koneluettavana tietona. Taloyhtiöt tai niiden puolesta toimivat isännöitsijät ovat voineet päivittää tietoja huoneistotietojärjestelmään 1.6.2025 alkaen.
Aikataulu on syytä sitoa yhtiökohtaiseen työlistaan: taloyhtiön hallinnollisten tietojen on oltava järjestelmässä viimeistään 30.6.2026. Kunnossapito- ja muutostyötietojen tulee löytyä huoneistotietojärjestelmästä 1.7.2026.
2. Ilmoitettavat tiedot: remontit, vastikkeet ja lainaosuudet
Ilmoitettaviin tietoihin kuuluvat osakeluettelot, yhtiölainat, kunnossapito- ja muutostyöt, osakasmuutostyöt, osakkeenomistajien lainaosuudet ja vastiketiedot. Käytännössä sinun on koottava samaan tiedonhallinnan kokonaisuuteen sekä yhtiön remontteja että huoneistokohtaisia taloustietoja koskevat tiedot.
Hallinnollisia tietoja ovat esimerkiksi remontteja ja taloyhtiölainoja koskevat tiedot. Ilmoitettavia ovat kunnossapito- ja muutostyöt, kunnossapitotarveselvitys, hoito-, tontti-, kunnossapito- ja pääomavastikkeet sekä huoneistokohtaiset lainaosuudet. Tietoja kootessa vastikkeet ja lainaosuudet kannattaa erottaa osakeryhmittäin, koska ne ilmoitetaan huoneistotietojärjestelmään tällä tasolla.
Osakeryhmäkohtaisten lainaosuus- ja vastiketietojen tulee löytyä huoneistotietojärjestelmästä 1.7.2026, ja taloyhtiöt ovat voineet toimittaa niitä järjestelmään 1.12.2025 alkaen. Varmista siis, että lainaosuuksien ja vastikkeiden lähdetiedot ovat saatavilla huoneistokohtaisesti ennen ilmoittamista.
3. Vastuu tiedoista jää taloyhtiölle
Hallinnollisten tietojen ilmoitusvelvollisia ovat taloyhtiöt, isännöitsijät ja luotonantajat. Vaikka sinä hoidat ilmoittamisen käytännössä, taloyhtiö vastaa hallinnollisten tietojen oikeellisuudesta. Luotonantaja vastaa puolestaan niistä tiedoista, jotka se itse ilmoittaa. Tarkista siis taloyhtiöltä tiedot ennen niiden välittämistä huoneistotietojärjestelmään.
Remontti- ja lainatietojen ilmoittaminen on lakisääteistä kaikille taloyhtiöille, mutta osa pienimmistä asunto-osakeyhtiöistä on vapautettu velvoitteesta. Enintään viiden huoneiston yhtiössä ilmoittaminen on vapaaehtoista. Jos yhtiölaina jaetaan huoneistojen omistajille, ilmoitusvelvollisuus syntyy kuitenkin yhtiön koosta riippumatta.
Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus käyttävät huoneistotietojärjestelmän tietoja taloyhtiön hallinnossa ja päätöksenteossa. Siksi vastuunjako kannattaa tehdä näkyväksi taloyhtiössä: hallituksen on voitava varmistaa, että ilmoitettavat tiedot vastaavat yhtiön päätöksiä ja ajantasaista tilannetta.
4. Kaikki osakasremontit eivät kuulu ilmoitukseen
Ilmoita osakkaan remontti huoneistotietojärjestelmään, jos työ koskee taloyhtiön rakenteita. Keittiö- ja kylpyhuoneremontit ovat tällaisia töitä, mutta seinän maalaus tai tapetointi ei kuulu ilmoitettaviin remontteihin. Rajaa ilmoitettavat osakasmuutostyöt tämän eron perusteella, jotta pintatöitä ei kirjata järjestelmään turhaan.
Älä tee ilmoitusta pelkän remontti-ilmoituksen perusteella. Osakkaan tekemä remontti ilmoitetaan vasta, kun taloyhtiö on hyväksynyt työn tai remontti on valmistunut.
5. Päivitysrytmi alkaa yhtiökokouksesta
Sido hallinnollisten tietojen päivitys varsinaisen yhtiökokouksen jälkeiseen työvaiheeseen. Taloyhtiön hallinnolliset tiedot on päivitettävä yhtiökokouksen jälkeen tai vähintään kerran vuodessa. Kunnossapito- ja muutostyöt on päivitettävä kuukauden sisällä varsinaisesta yhtiökokouksesta tai vähintään kerran vuodessa. Merkitse määräaika yhtiökohtaisen vuosikellon yhteyteen, jotta päivitys ei jää muiden kokousjälkitöiden varaan.
Tarkista tietojen ajantasaisuus aina ennen isännöitsijäntodistuksen antamista. Ajantasaisuus on tarkistettava jokaisella todistuskerralla, vaikka vuosittainen päivitys olisi jo tehty. Näin järjestelmän tiedot ja todistusta varten käytetyt tiedot käydään läpi samassa työvaiheessa.
Päivitystä ei pidä siirtää seuraavaan vuosikierrokseen, jos sitä pyydetään kesken vuoden. Huoneiston omistajan, pankin tai kiinteistönvälittäjän pyytäessä tiedot on ilmoitettava huoneistotietojärjestelmään.
6. Ilmoituskanava määräytyy järjestelmästä
Selvitä ensin oman isännöintijärjestelmäsi toimittajalta, miten se tukee tietojen siirtämistä huoneistotietojärjestelmään. Toimittajien aikataulut vaihtelevat, joten pelkkä käytössä oleva järjestelmä ei vielä kerro, milloin ilmoittaminen onnistuu sen kautta.
Ammatti-isännöitsijä voi ilmoittaa hallinnolliset tiedot isännöintijärjestelmänsä kautta, kun järjestelmä tukee tätä. Rajapintapalveluilla isännöintijärjestelmä voi hakea taloyhtiön tietoja ja ilmoittaa taloyhtiön hallinnollisia tietoja huoneistotietojärjestelmään. Rajapinnan käyttöönotto vaatii sopimuksen ja luvan tietojen välittämiseen, jotka voidaan myöntää järjestelmää tai sen osaa kehittävälle ja ylläpitävälle organisaatiolle. Kysy siis toimittajalta sekä rajapintatuesta että siitä, miten käyttöönotto on järjestetty.
Jos isännöintijärjestelmää ei ole käytössä, ilmoita hallinnolliset tiedot Maanmittauslaitoksen maksuttomassa verkkopalvelussa. Aineisto ei määritä erillistä ilmoituskanavaa tilanteeseen, jossa käytössä oleva järjestelmä ei vielä tue rajapintaa, joten varmista menettely omalta järjestelmätoimittajaltasi.
7. Osakeluettelon siirto on eri tehtävä kuin HTJ2
Osakeluettelon siirto koskee omistustietoja, kun taas HTJ2:ssa ilmoitetaan taloyhtiön hallinnollisia tietoja. Ennen vuotta 2019 perustetussa taloyhtiössä siirron tekee isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja. Samalla osakeluettelon tiedot on tarkistettava ja täydennettävä, joten tehtävä kannattaa erottaa hallinnollisten tietojen ilmoitustyöstä.
Vuonna 2019 tai myöhemmin perustetun asunto-osakeyhtiön osakeluetteloa ei tarvitse siirtää. Tiedot tulevat huoneistotietojärjestelmään automaattisesti, kun yhtiö rekisteröidään kaupparekisteriin. Tarkista siis ensin yhtiön perustamisvuosi, ennen kuin ryhdyt selvittämään siirtotoimia.
Siirron jälkeen taloyhtiön ei enää tarvitse ylläpitää osakeluetteloa tai selvittää omistajavaihdoksia itse, vaan yhtiö ja isännöitsijä saavat omistustiedot järjestelmästä. Osakehuoneiston omistajalla on siirron jälkeen 10 vuotta aikaa hakea omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä. Asuntokaupassa uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa kaupasta.
8. Tarkista isännöitsijä ja asiointioikeudet erikseen
Tarkista rekisteröity isännöitsijä Virre-tietopalvelusta. Sieltä voit hakea asunto-osakeyhtiön tiedot ja ladata maksutta sähköisen kaupparekisteriotteen, jossa ovat yhtiön voimassa olevat rekisteröidyt tiedot. Kaupparekisteriotteessa näkyvät yrityksen voimassa olevat tiedot ovat julkisia ja kaikkien saatavilla.
Rekisterimerkintä ei kuitenkaan yksin kerro oikeudesta käyttää palvelua. Palvelussa voi asioida Patentti- ja rekisterihallitukselle ilmoitettu taloyhtiön edustaja tai henkilö, jolle taloyhtiö on antanut Suomi.fi-valtuuden. Varmista valtuutus erikseen, jos ilmoituksia tekee muu henkilö kuin rekisteriin merkitty edustaja.
Taloyhtiön tietojen tarkastelupalveluun voi kirjautua kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä, hallituksen puheenjohtaja, katseluoikeudella hallituksen jäsen tai nimenkirjoitusoikeuden haltija. Myös Suomi.fi-valtuutettu henkilö voi käyttää palvelua. Tarkista siis sekä kaupparekisterin tiedot että asiointivaltuudet ennen kuin haet tai ilmoitat palvelussa tietoja.
Tee ilmoittamisesta yhtiökohtainen rutiini
Uudistus vaatii sinulta tiedonhallinnan työnkulun, jossa hallinnolliset tiedot pysyvät samassa tahdissa yhtiön päätösten, remonttien ja taloustietojen kanssa. Osakeluettelon siirto ja HTJ2:n ilmoitukset kannattaa pitää erillisinä tehtävinä, vaikka molemmat liittyvät samaan rekisteriin.
Sovi taloyhtiön kanssa, mistä ilmoitettavat tiedot tulevat, kuka tarkistaa ne ja miten tieto kulkee ilmoitukseen asti. Kytke tarkistus yhtiökokouksen jälkeiseen työhön sekä isännöitsijäntodistuksen valmisteluun, ja varmista samalla, että käytettävä ilmoituskanava ja asiointioikeudet ovat selvät.
Kokoa yhtiökohtainen tietolähteiden, vastuiden ja päivityspäivien käytäntö ennen seuraavaa yhtiökokousta.